Sjekkliste for eventplanlegging - praktiske tips for catering og hoteller

6 til 12 måneder før arrangementet: det viktigste

• Fastsett datoen for arrangementet:
  Ta også hensyn til været når du planlegger. Dette spiller en rolle i utformingen av lokasjonen. Hvis været er fint, kan du planlegge med uteområder. Sjekk også om det finnes alternative datoer.

• Budsjettplanlegging:
  Hva er den maksimale kostnaden for arrangementet? Husk også at det alltid kan oppstå uforutsette ekstrakostnader. Du bør derfor ta høyde for en økonomisk buffer i planleggingen. Budsjettplanlegging er også viktig fordi det avgjør hvor mye overskudd du kan tjene. Det er lurt å beregne kostnadene per person. Da blir det lettere å beregne om det kommer flere eller færre gjester.

• Lag en gjesteliste:
  Før du bestemmer deg for et sted, bør du vite hvor mange gjester som maksimalt kan delta. Hvis det er et privat arrangement for kunder, må du be om dette antallet. Hvis du planlegger et internt arrangement, for eksempel en nyttårsfest eller en offentlig visning, er det bedre å planlegge for litt færre gjester.

• Definer temaet for arrangementet:
  Hva er det egentlig dere ønsker å feire? Og i hvilken stil ønsker du og gjestene dine å tilbringe dagen? Ut fra dette spørsmålet kan dere planlegge dekorasjonene, maten som tilbys og det øvrige programmet.

• Bestem dere for et sted/lokale, og bestill det om nødvendig:
  Her bør dere alltid ta hensyn til arrangementets tema.

• Bestill og send ut invitasjoner:
  Hvis du ikke ønsker å designe invitasjonene selv, kan du velge å bruke brevpapir, designere og ferdige design på nettet. Eller du kan engasjere et grafisk byrå i byen din. Vi anbefaler at du holder designet på invitasjonen profesjonelt. Invitasjonen skal tross alt gi appetitt på arrangementet. Og din egen kommersielle suksess avhenger av antall gjester.

• Lag et detaljert arrangementskonsept:
  Du vet allerede i grove trekk hvordan arrangementet skal se ut og gjennomføres, men du bør likevel tenke på et detaljert konsept allerede nå. Hvem skal være involvert i organiseringen? Hvordan skal programmet se ut? Hvilke artister skal opptre? Hvordan skal gjestene aktiveres på selve arrangementsdagen?

• Planlegg mat og serveringen:
  Basert på antall potensielle gjester kan du starte den innledende planleggingen av menyer, bufféer, drikke eller en mobil bar. Ta hensyn til om det kommer gjester til arrangementet som av religiøse eller helsemessige årsaker ikke spiser visse typer mat. Tenk også på barnas behov: Planlegg spesielle barnemenyer, og sørg for at det er nok barnestoler og barnevennlig servise tilgjengelig.

• Organiser overnatting for gjester og ansatte:
  Bestillinger bør først gjøres etter at du har mottatt bindende bekreftelser fra gjestene dine.