Kennzahlen, Umsatz und Dienstplan

So planen Sie Ihren Mitarbeitereinsatz wirtschaftlich

Red.: Herr Ladwig, Sie sind Inhaber von F & B Support ein absoluter Experte für Themen wie Kalkulation, Preisgestaltung und Personalplanung im Gastgewerbe. Welche Probleme begegnen Ihnen denn am häufigsten bei der Mitarbeiterplanung?

Uwe Ladwig: In den letzten 30 Jahren zeichnet sich ein Trend in der Gastronomie ab: Die Personalkosten verursachen die meisten Kosten. Besonders deutlich wurde diese Entwicklung nach der Einführung des Mindestlohns im Jahr 2015. Denn seitdem muss nicht nur ein höherer Stundenlohn bezahlt werden, sondern auch jede dokumentierte Stunde muss bezahlt werden. Das ist zwar gut und fair den Mitarbeitern gegenüber, allerdings auch ein nicht zu vernachlässigender Kostenfaktor. Denn: Obwohl die Personalkosten steigen, planen viele Betriebe den Mitarbeitereinsatz immer noch nach Gefühl und ohne auf die Zahlen zu schauen. Und hier liegt der Grund dafür, dass viele Betriebe unwirtschaftlich arbeiten. Dabei könnte der Gewinn an dieser Stelle recht einfach erhöht werden – Gastronomen müssten sich nur eine andere Frage stellen.

Red.: Und wie lautet diese Frage?

Uwe Ladwig: Diese Frage lautet ganz einfach: „Wie viele Mitarbeiter kann ich mir rechnerisch leisten?“ anstatt von „Wie viele Mitarbeiter muss ich an diesem Tag einplanen?“. Denn dann werden automatisch die Umsatzprognose und andere Kennzahlen die Grundlage für die Personalplanung. Die Folge: Der Gastronom muss weniger unproduktive Stunden zahlen, da Leer- und Wartezeiten vermieden werden. Wer seine Personalkosten so plant, kann sehr schnell höhere Gewinne und mehr Produktivität feststellen.

Red.: Was ist die Basis einer wirtschaftlichen Mitarbeiterplanung?

Uwe Ladwig: Eigentlich ist es ganz einfach: Es geht darum, die Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, ohne Verluste zu machen. Die Grundlage für die neue Planung ist die Umsatzprognose pro Tag.

Ein Beispiel: Für einen Tag sind in der Küche ein Koch plus drei weitere Mitarbeiter eingeplant. Am selben Tag der Vorwoche sind zwei Mitarbeiter früher nach Hause gegangen, weil nur wenige Gäste gekommen sind – und damit auch zu wenig Arbeit für vier Personen angefallen ist. Eine weitere Folge: Zu wenig Umsatz, um die Personalkosten für vier Mitarbeiter in der Küche zu decken, der Gastronom muss draufzahlen.

Die Lösung: Wenn die Anzahl der erwarteten Gäste oder der prognostizierte Tagesumsatz nicht hoch genug sind, um die Personalkosten zu decken, muss der Dienstplan geändert werden. Eine weitere Möglichkeit ist es, an Tagen, die normalerweise nicht gut laufen, erst gar nicht zu öffnen, sondern sie zum Ruhetag zu machen.

Dank der modernen Kassensysteme weiß man als Gastronom, welche Tage gut laufen und an welchen Tagen die Mitarbeiter wenig zu tun haben. Auf dieser Grundlage muss die Personalplanung stattfinden. Denn dann erreicht man nicht nur mehr Produktivität, sondern auch mehr Planungssicherheit und vor allem mehr Gewinn.

Red.: Wie beginnt man am besten mit der Umstellung?

Uwe Ladwig: Zuerst sollten Sie mit einer Datenanalyse starten. Denn diese Analyse stellt die Basis für Ihre Planung. Ergänzen Sie zu Ihrem Dienstplan die Umsatzprognose für den jeweiligen Tag. Denn so sehen Sie genau, wie viel Umsatz Sie an welchem Tag erwarten können. Anschließend verteilen Sie den Umsatz auf die verschiedenen Abteilungen, beispielsweise 70 Prozent werden von der Küche mit den Speisen erwirtschaftet, der Rest mit den Getränken im Service. So erkennen Sie schnell, ob Sie genug Umsatz machen, um Ihre Personalkosten und die anderen Betriebskosten zu decken.

Red.: Welche weiteren Kennzahlen sind wichtig für die Optimierung der Dienstpläne?

Uwe Ladwig: Damit sich Ihre Personalplanung nicht nur am Umsatz, sondern auch an der Produktivität der Mitarbeiter ausrichtet, benötigen Sie diese Kennzahlen:

• Die Umsatzprognose: Diese setzt sich aus der Anzahl der Gäste x dem Umsatz pro Gast zusammen
• Den Umsatzanteil F & B: Zum Beispiel 60:40 oder 65:35
• Die Soll-Personalkosten in Prozent laut Budget
• Den Soll-Umsatz pro Mitarbeiterstunde
• Den Ist-Wareneinsatz laut BWA in Prozent
• Die Personalkosten pro Stunde pro Mitarbeiter
• Die Arbeitsstunden der Mitarbeiter und die Kennzahl aller Kennzahlen, den Deckungsbeitrag 2 (Umsatz – Wareneinsatz – Personalkosten)

Das erscheint nun auf den ersten Blick ganz schön viel. Trotzdem sollten Sie nicht den Mut verlieren! Legen Sie einfach los, auch wenn Ihnen die ein oder andere Zahl noch fehlt. Wichtig ist erst einmal nur die Umsatzprognose und eine Prognose zur Gästeanzahl. Diese beiden Punkte reichen schon aus, damit Sie anfangen, Ihre Denkweise und Ihren Dienstplan Stück für Stück zu optimieren.

Ein Beispiel: Sie wollen einen Umsatz von 1000 € machen. Das bedeutet: Sie können vorgeben, dass maximal 30 Prozent des Umsatzes für die Personalkosten benötigt werden dürfen. Anders gesagt: Pro Stunde muss es 60 € Mitarbeiterumsatz geben. Geben Sie diese Zahlen nun in eine Dienstplan-Vorlage ein, kommen Sie in diesem Beispiel auf etwa 17 Mitarbeiterstunden. Wenn wir nun annehmen, dass Sie ursprünglich 29 Mitarbeiterstunden geplant haben, wird das Problem schnell sichtbar: Damit Sie hier nicht draufzahlen, müssten Sie mindestens 1740 Euro Umsatz erzielen. Da es aber nahezu unmöglich ist, den Umsatz um 74 Prozent zu erhöhen, sollten Sie in unserem Beispiel lieber einen Mitarbeiter weniger für die Schicht einplanen.

Red.: Welche Kennzahl ist aus Ihrer Sicht die wichtigste für die Optimierung des Dienstplans?

Uwe Ladwig: Die wichtigste Kennzahl für eine wirtschaftliche Mitarbeiterplanung ist der Deckungsbeitrag 2. Denn diese Zahl zeigt, welcher Deckungsbeitrag übrigbleibt, wenn die Personalkosten und der Wareneinsatz vom Umsatz abgezogen werden. Und genau dieser Betrag wird benötigt, um die übrigen Betriebskosten wie Pacht, Energie und Marketing abzudecken. Und natürlich soll ja auch Gewinn für die Liquidität gemacht werden.

Red.: Und wie finde ich heraus, ob der Deckungsbeitrag 2 hoch genug ist?

Uwe Ladwig: Damit Sie die tatsächlichen Ergebnisse Ihres Dienstplans kontrollieren können, brauchen Sie noch weitere Kennzahlen:

• Den Ist-Deckungsbeitrag 2
• Den Ist-Umsatz pro Mitarbeiterstunde
• Die Ist-Personalkosten in Prozent
• Die Ist-Personalkosten pro Stunde

Den Deckungsbeitrag 2 sollten Sie eigentlich aus Ihrem Dienstplan oder Kassensystem bekommen. Hochwertige Systeme bieten diese Funktion normalerweise an. Alternativ können Sie auch vom Netto-Umsatz 30 Prozent des durchschnittlichen Wareneinsatzes und die Ist-Personalkosten des Tages abziehen. Den durchschnittlichen Wareneinsatz bekommen Sie aus der BWA Ihres Betriebs. Die Ist-Personalkosten eines Tages erhalten Sie dadurch, dass Sie ja wissen, wie viel ein Mitarbeiter in der Stunde inkl. Lohnnebenkosten verdient und wie lange Sie ihn an einem Tag eingeteilt haben. Außerdem sollte jedes gute Dienstplan-Programm diese Zahl Deckungsbeitrag 2 ausgeben.

Ist der Ist-Deckungsbeitrag 2 niedriger als der Soll-Deckungsbeitrag 2, können Sie die Betriebskosten inklusive Gewinn nicht decken.

Red.: Der Begriff „Produktivität erhöhen“ ist nun einige Male gefallen. Wie funktioniert das?

Uwe Ladwig: Ich habe die Erfahrung gemacht, dass in vielen Betrieben, die auf eine umsatzgetriebene Mitarbeiterplanung umstellen, schnell Minusstunden auftauchen. Deshalb muss sich jeder, der die Mitarbeitereinsatzplanung umstellen möchte, Gedanken darum machen, wie er damit umgeht. Denn klar ist: Es können nur noch so viele Stunden eingeplant werden, wie der Umsatz hergibt. Diese Tatsache macht das Thema Dienstplan im Umgang mit den Mitarbeitern schnell zu einer emotionalen Angelegenheit. Deshalb sollten Sie die Personalplanung auch immer selbst übernehmen – Ihr Betrieb, Ihre Zahlen, Ihr Gewinn. Die Zahlen können Sie dafür nutzen, um im Gespräch mit Ihren Mitarbeitern Fakten zu schaffen. So können Sie ganz einfach die Produktivität steigern und die Motivation erhöhen. Denn mehr Umsatz bedeutet auch mehr möglichen Personaleinsatz!