Restaurant Gutschein erstellen – praktische Tipps und Tricks für Gastronomiebetriebe

Rechtliche Rahmenbedingungen für das Ausstellen von Restaurantgutscheinen

Bei der Entscheidung für die Ausstellung von Gutscheinen sind auch rechtliche Rahmenbedingen zu beachten. Wir haben die wichtigsten Regelungen für Sie zusammengefasst:

1. Verjährung:
   Laut deutschem Recht verlieren Wertgutscheine über einen bestimmten Geldbetrag Ihren Wert nach 3 Jahren ab Ablauf des Jahres, in dem der Gutschein ausgestellt wurde. Wenn also zum Beispiel ein Gutschein am 10.02.2024 erworben wird, beginnt die Frist mit Ablauf des Jahres 2024. Damit verliert der Gutschein seinen Wert am 31.12.2027. Bei Warengutscheinen verhält es sich etwas anders: Hier ist eine Verjährung bereits nach einem Jahr möglich. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie sowohl Ablauf- als auch das Ausstelldatum immer auf dem Gutschein nennen und den Käufer darüber in Kenntnis setzen.

2. Besteuerung:
   In beiden Fällen sollten Sie als Gastronom unbedingt die notwendige Besteuerung des Gutscheines beachten. Auch hier ergeben sich zwischen den genannten Gutscheinarten Unterschiede. Ein Wertgutschein ist lediglich der Tausch eines Zahlungsmittels gegen ein anderes Zahlungsmittel. Daher liegt in dem Moment des Gutscheinkaufes noch keine erbrachte Leistung vor, die versteuert werden müsste. Damit erliegt die Leistung erst bei Einlösung des Gutscheins der Umsatzsteuer.
   Bei einem Warengutschein sieht die Rechtslage schon anders aus. Wie im Falle des Geschenkgutscheins wurde natürlich auch hier noch keine Leistung erbracht, aber es ist durch die Definition der Warenart klar, dass die zu erbringende Leistung eine Umsatzsteuerpflicht auslösen wird. Aus diesem Grund müssen Sie hier die Steuer direkt mit dem Verkauf Ihres Gutscheins abführen und auf dem Gutschein ausweisen.

Was sollte ich beim Gestalten des Restaurantgutscheins beachten?

1. Klare Angaben zu den Leistungen des Restaurantgutscheins:
   Der Gutschein muss klar und deutlich beschreiben, welche Leistung er enthält. Für den Käufer und den Beschenkten ist es wichtig zu wissen, gegen welche Leistungen er den Gutschein eintauschen kann – und gegen welche Leistung nicht. Teil der Leistungsbeschreibung ist auch die Angabe des Gutscheinwerts.

2. Angaben zum Aussteller des Gutscheins:
   Mindestens der Name und die Adresse des Ausstellers müssen auf dem Gutschein angegeben werden. Besser sind jedoch die vollständigen Daten Ihres Restaurants oder Hotels, wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer und wahlweise auch Ihre Öffnungszeiten.

3. Angaben zur Verjährung:
   Aufgrund der Verjährungsfrist sollten Sie das Ausstellungsdatum des Gutscheins angeben. So sichern Sie sich gegen das Einlösen längst verjährter Gutscheine ab und binden Ihren Käufer an einen bereits im Vorfeld klar definierten Einlöse-Zeitraum. Bei Warengutscheinen, die nur für bestimmte Tage gelten, ist es umso wichtiger, genaue Zeitangaben für den Einlösungszeitraum zu machen und auf dem Gutschein anzugeben.

4. Branding:
   Es ist wichtig, dass sich die „persönliche Handschrift“ Ihres Hauses auch auf dem Gutschein wiederfindet. Schließlich soll Ihr Gast sofort erkennen, für welches Restaurant oder Hotel der Gutschein gilt. Daher empfehlen wir Ihnen, nicht auf vorgefertigte Formulare aus dem Internet zurückzugreifen, sondern den Gutschein professionell gestalten zu lassen. Schließlich ist Gutscheinmarketing ein wichtiger Pfeiler für Ihren Umsatz und oftmals ein wertvolleres Werkzeug als Online-Anzeigen. Lieblos erstellte Gutscheine oder selbstkopierte Zettel auf dünnem Papier hinterlassen bei Ihren Gästen keinen guten Eindruck. Im schlimmsten Fall schließen die Beschenkten von der Qualität des Gutscheines auf die Qualität in Ihrem Restaurant oder Hotel.

5. Material:
   Neben einem ansprechenden Design spielt auch das Papier eine wichtige Rolle. Wir empfehlen Ihnen, Papier mit einer Grammatur von mindestens 300 g/m2 Bei zu wählen. Besonders gut kommt die Gutscheinkarte zur Geltung, wenn Sie sie in einen dazu passenden Briefumschlag stecken, damit der Käufer den Gutschein ohne weiteren Aufwand verschenken kann.

Restaurantgutscheine online anbieten – sind Gutscheinportale sinnvoll?

Selbstverständlich können Sie Restaurantgutscheine für Ihre Einrichtung auch online anbieten. In den letzten Jahren wurden vor allem Gutscheinportale dafür genutzt. Allerdings sollten Sie bei der Nutzung dieser Portale immer die Kosten im Blick behalten. Für die erfolgreiche Vermittlung erhalten die Portale eine Provision, die wiederum Ihre Marge reduziert. Zudem wollen Sie Gäste halten, die nicht allein wegen des günstigen Angebots kommen, sondern aufgrund der Qualität und des Geschmacks Ihrer Speisen. Und die letztlich auch bereit sind, für diese Qualität einen angemessenen Preis zu bezahlen.
Gutschein-Aktionen sind online sicherlich ein mögliches Mittel, um schnell eine höhere Reichweite zu erzielen. Allerdings werden sie nicht ausreichen, um langfristig Kunden zu binden. Hier ist die Frage, ob Aktivitäten auf Social Media nicht zielführender sind.

Fazit: Mit Gutscheinen lassen sich Kunden binden und Kosten einfacher kalkulieren

Wenn Sie Restaurantgutscheine erstellen, schaffen Sie für Ihre Gäste oder künftigen Gäste einen echten Mehrwert. Jeder Gutschein bietet die Chance, neue Kunden zu gewinnen oder bestehende zu binden. Umso wichtiger ist es, dass Sie die Gutscheine professionell gestalten und sich Ihr Branding darauf wiederfindet. Ein weiteres Plus ist die einfachere Kalkulation durch den Verkauf von Gutscheinen. Damit Ihre Restaurantgutscheine überhaupt bekannt werden, empfehlen wir Ihnen, diese auf Ihrer Website, auf Social Media und bei Ihren Gästen im Restaurant immer wieder zu erwähnen.