Checkliste Eventplanung – praktische Tipps für Gastrobetriebe und Hotels

6 bis 12 Monate vor dem Event: Die Basics

• Legen Sie das Datum des Events fest:
  Berücksichtigen Sie bei dieser Planung auch die Witterung. Diese spielt eine Rolle für die Ausgestaltung der Location. Bei schönem Wetter können Sie mit Außenflächen planen. Prüfen Sie dabei auch, ob es Ausweichtermine gibt.
• Budgetplanung:
  Was darf das Event maximal kosten? Bitte beachten Sie dabei auch, dass es immer zu unerwarteten Zusatzkosten kommen kann. Deshalb sollten Sie bei Ihrer Planung einen finanziellen Puffer einkalkulieren. Die Budgetplanung ist auch wichtig, weil sie bestimmt, wie viel Gewinn Sie machen können. Es empfiehlt sich die Kosten pro Person zu berechnen. So können Sie einfacher kalkulieren, wenn es mehr oder weniger Gäste werden.
• Gästeliste erstellen:
  Bevor Sie sich für eine Location entscheiden, sollten Sie wissen, wie viele Gäste maximal teilnehmen werden. Handelt es sich um ein privates Event für Kunden, müssen Sie diese Zahl erfragen. Planen Sie ein internes Event wie z.B. eine Silvesterparty oder Public Viewing, kalkulieren Sie lieber etwas weniger Gäste ein.
• Motto des Events festlegen:
  Was genau möchten Sie feiern? Und in welchem Stil wollen Sie und Ihre Gäste den Tag verbringen? Abhängig von dieser Frage können Sie die Gestaltung der Deko sowie das Speisenangebot und das Rahmenprogramm planen.
• Location / Räumlichkeiten festlegen und ggf. buchen:
  Hierbei sollte immer beachtet werden, welches Thema die Veranstaltung haben soll.
• Einladungen bestellen und verschicken:
  Wenn Sie nicht selbst am Design Hand anlegen wollen, haben Sie online die Möglichkeit auf Papeterie, Gestalter und fertige Designs zurückzugreifen. Oder Sie beauftragen ein Grafikbüro in Ihrer Stadt. Wir empfehlen Ihnen, das Design der Einladung professionell zu halten. Schließlich soll die Einladung Lust auf das Event machen. Und von der Zahl der Gäste hängt wiederum ihr eigener wirtschaftlicher Erfolg ab.
• Detailliertes Veranstaltungskonzept erstellen:
  Wie Ihr Event im Groben aussehen und ablaufen soll, wissen Sie schon, trotzdem sollten Sie jetzt schon an ein detailliertes Konzept denken. Wer soll in die Organisation involviert werden? Welchen Ablauf soll es geben? Welche Acts sollen auftreten? Wie sollen Ihre Gäste am Tag des Events aktiviert werden?
• Catering planen:
  Anhand der Zahl der möglichen Gäste starten Sie in die ersten Vorplanungen für Menüs, Buffets, Getränkeangebot oder eine mobile Bar. Beachten Sie hierbei, ob bei Ihrem Event Gäste anwesend sind, die bestimmte Nahrungsmittel aus religiösen oder gesundheitlichen Gründen nicht zu sich nehmen. Denken Sie auch an die Bedürfnisse von Kindern: Planen Sie spezielle Kindergerichte und stellen Sie sicher, dass ausreichend Hochstühle und kindgerechtes Geschirr vorhanden sind.
• Organisation von Unterkunftsmöglichkeiten für Gäste & Personal:
  Die Buchung sollte erst erfolgen, nachdem Sie verbindliche Zusagen von Ihren Gästen erhalten haben.