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Betriebliche Weihnachtsfeiern – so bereiten Sie sich auf die Festtagssaison vor

Firmenweihnachtsfeiern gehören zur Vorweihnachtszeit wie Zimtsterne und Glühwein – in der Gastronomie kann diese Zeit aber schnell stressig werden! Hier gilt: Gute Vorbereitung ist alles.

Feierliches für grosse Gesellschaften: Gute Organisation ist alles

So können Sie Ihren Gästen eine Betriebsfeier ermöglichen, an die sie auch im nächsten Jahr noch denken. Reibungslose Abläufe schätzen die Organisatoren dieser Unternehmensfeste nämlich ebenso wie ein gemütliches Ambiente und köstliche Bewirtung. Und nicht zuletzt kommen Weihnachtsfeiergäste häufig auf den Geschmack und besuchen Ihr Restaurant auch privat.

Betriebliche Weihnachtsfeiern: Stellen Sie die richtigen Fragen!

Ab wann können die ersten Reservierungen kommen?

Machen Sie sich bereits ab September auf die ersten Anfragen gefasst. Denn: Personalleiter oder andere Organisatoren von Betriebsweihnachtsfeiern wissen, gute Restaurants sind schnell ausgebucht. Für eine gute Planung lohnt es sich, bereits beim ersten Gespräch die wichtigsten Fakten abzuklären. Dazu gehören die Standard-Fragen:

Für wie viele Personen wird reserviert?
Wann treffen die Gäste ein?
Welchen Umfang soll die Bewirtung haben?

Haben Sie Kapazität für die Feierlichkeit, klären Sie so früh wie möglich die Fragen ab:

Verschiedene weihnachtlich gedeckte Tische

Menü à la Carte, Platten oder Buffet?

Das Essen steht im Mittelpunkt der klassischen Weihnachtsfeier. Über die geplanten Speisen sollten Sie also als erstes sprechen. Einige Betriebe wünschen sich eine eigene Menüfolge, andere möchten Ihre Mitarbeiter mit einem Buffet verwöhnen. Zudem besteht die Möglichkeit, eine kleine Karte extra für die Weihnachtsgäste zusammenzustellen. Klären Sie vorab, ob Vegetarier oder Veganer erwartet werden, ob Lebensmittelunverträglichkeiten bekannt sind oder ob es Alternativen zu Fisch und Fleisch geben soll. Entscheidet sich der Organisator für ein Menü, fragen Sie nach dem Zeitplan. Ist eine Show-Einlage, eine Rede oder ein Musik-Auftritt geplant? Die Küche sollte während der Feier über Verzögerungen im Abendprogramm unbedingt auf dem Laufenden gehalten werden.

Wie viele Plätze muss ich zusätzlich reservieren?

Weihnachtsfeier des gesamten Betriebs oder kleine Abteilungsweihnachtsfeier: Je nachdem, wie viele Leute angekündigt sind, entscheidet sich das weitere Vorgehen. Denn ob Sie sich ausschliesslich auf die gebuchte Feierlichkeit konzentrieren oder das normale Tagesgeschäft weiterläuft, ist von Ihren Räumlichkeiten und der Kapazität Ihrer Küche abhängig. Einige Organisatoren bestehen ohnehin darauf, ein Lokal komplett für die Weihnachtsfeier zu reservieren. Sprechen Sie genau ab, ob nur Betriebszugehörige kommen oder ob diese auch ihre Partner mitbringen. Spätestens eine Woche vorher sollte Ihre Küche über die finale Anzahl der Weihnachtsgäste Bescheid wissen.

Unser Tipp

Schlagen Sie doch ein schwedisches Buffet vor! Passend zu schwedischen Köstlichkeiten wie Graved Lachs und Roter Grütze können Sie mit Holz und Naturmaterialien dekorieren.

Welche Getränke werden angeboten?

Jeder Arbeitgeber handhabt die Kalkulation der betrieblichen Weihnachtsfeier anders. Speisen werden normalerweise komplett vom Betrieb übernommen, bei Getränken gibt es verschiedene Möglichkeiten. Von Getränken à la Carte in einem gewissen Umfang über ausgewiesene Tischweine bis hin zu individuellen Getränkepauschalen ist alles möglich.

Wie lange bleibt die Gruppe?

Immer weniger Weihnachtsfeiern bleiben tatsächlich an einem Ort. Das gemeinsame Essen bildet entweder den Auftakt oder den Abschluss – junge Firmen kommen vom Weihnachtsmarkt oder gehen nach dem Essen Nachtrodeln oder Tanzen. Sprechen Sie die Abendplanung mit dem Verantwortlichen durch, damit Sie spätere Reservierungen nicht unnötig absagen.

Unser Tipp

Festliche Tischaufsteller informieren über die Speise- und Getränkeauswahl, gegebenenfalls auch mit Preisliste.

Einrichtung & andere Vorbereitungen in Ihrer Gastronomie

Betriebliche Weihnachtsfeiern rufen meist gemischte Gefühle bei den Eingeladenen hervor: Mit den Vorgesetzen feiern ist für einige der Höhepunkt des Jahres, andere plagt die Sorge, sich zu blamieren oder kein Gesprächsthema zu finden. Dieser halb-formellen, unsicheren Stimmung sollten Sie sich bewusst sein, wenn Sie Weihnachtsfeiern ausrichten. Durch eine stimmungsvolle Dekoration sorgen Sie für eine angenehme weihnachtliche Atmosphäre.

Drei verschiedene, weihnachtlich dekorierte Tische

Wie ordne ich Tische & Sitzgelegenheiten an?

Klassische, lange Tafeln wirken besonders festlich, Gäste tendieren allerdings dazu, den gesamten Abend zu sitzen und sich nur mit ihren direkten Sitznachbarn zu unterhalten. Einzelne Tische sind etwas kommunikativer, denn die Gäste können um sie herumgehen und sich zu anderen Kollegen setzen. Schlagen Sie dem Organisator verschiedene Varianten vor, die zu Ihren Einrichtungsmöglichkeiten passen.

Welche Möglichkeiten habe ich bei der Tischdekoration?

Weihnachtsstimmung kommt bereits im November auf, wenn Kerzen brennen und weihnachtliche Accessoires die Tische schmücken. Als besonderen Service können Sie dem feiernden Unternehmen ausserdem anbieten, die festgelegte Speisefolge auf Tischkarten festzuhalten und diese mit dem Logo des Betriebs zu verschönern. Auch verfügbare Getränke oder das Rahmenprogramm findet auf diesen Karten Platz. Durch das dezente Kennzeichnen mit dem Logo erübrigen sich auch Reserviert-Schilder, falls die Weihnachtsfeier nicht in einem separaten Gastraum stattfindet.

Wer ist der Hauptansprechpartner?

Bei der Reservierung haben Sie bereits die wichtigsten Eckpunkte geklärt. Ein enger Kontakt mit dem Organisator oder der Organisatorin ist aber auch kurz vor und während der Feier wichtig. Kümmert sich ein Organisationsteam um die Betriebsweihnachtsfeier, bestehen Sie auf einen Hauptansprechpartner. So vermeiden Sie, dass Fragen ungeklärt bleiben oder Sie lange auf Entscheidungen warten müssen. Sollte am Abend der Feierlichkeit etwas schief gehen, es Zeitverzögerungen geben oder etwas fehlen, können Sie diese Probleme schnell und unbürokratisch regeln.

Darf ich von meinem Personal Überstunden verlangen?

In einigen Betrieben wächst sich die Weihnachtsfeier zum rauschenden Fest aus. Stimmen Sie Ihr Servicepersonal und Ihr Küchenteam schon vorher auf eine lange Nacht ein. Legen Sie zusätzlich mit dem Organisator eine Uhrzeit fest, ab der das Fest auch wirklich zu Ende ist. Der Feierlaune Ihrer Gäste setzt wie beim normalen Betrieb der Gesetzgeber bzw. die Anwohner Grenzen – die Sperrstunde gilt auch für betriebliche Weihnachtsfeiern!

Unser Tipp

Weihnachtsdeko muss nicht immer klassisch sein! Lassen Sie sich von unseren Deko-Trends inspirieren.

Zu den Deko-Tipps

LUSINI – Ihr verlässlicher Partner für Gastronomie und Hotellerie

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