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Die Hochzeitssaison erfolgreich meistern – 9 Tipps für Eventlocations
Die Hochzeitssaison erfolgreich meistern – 9 Tipps für Eventlocations
Inhaltsverzeichnis:
- 9 Tipps für Hochzeitsveranstalter
- Tipp #1: Basics: Genehmigungen & Versicherungen
- Tipp #2: Hochzeitssaal eröffnen – die perfekte Location
- Tipp #3: Businessplan & Marketingstrategie
- Tipp #4: Networking – Beziehungen aufbauen
- Tipp #5: Kommunikation mit (potenziellen) Gästen
- Tipp #6: Ausstattung für Hochzeitslocations
- Tipp #7: Soundanlage für Musik & Ansprachen
- Tipp #8: Service perfektionieren
- Tipp #9: Personalisierung für Ihr Brautpaar
9 Tipps für Hochzeitsveranstalter – so wird Ihre Location ein Erfolg
Werden Sie zum beliebten Anlaufort für Bräute und Bräutigame für ihre perfekte Hochzeitsfeier. Unsere hilfreichen Tipps unterstützen Sie und Ihre Gäste bei der Hochzeitsplanung und beim Ausrichten des großen Tages. So sorgen Sie für eine erfolgreiche Feier, die von den Ansprachen bis hin zur Zeremonie positiv in Erinnerung bleibt.
Denken Sie daran: Zufriedene Gäste sind das beste Marketing! Helfen Sie einem Paar dabei, seine Traumhochzeit auszurichten, dürfen Sie vielleicht schon bald die Trauzeugen, Freunde oder Familienmitglieder als nächstes Brautpaar in Ihrer Eventlocation begrüßen!
Tipp #1: Von Genehmigung bis Versicherung – die Basics
Als ersten Schritt, noch vor der Inbetriebnahme Ihrer Hochzeitslocation, sollten Sie sich über die nötigen Genehmigungen informieren und diese zeitnah einholen. Diese können von Ort zu Ort variieren. Benötigen Sie bestimmte Versicherungen oder eine Berechtigung, um Musik abzuspielen oder Alkohol auszuschenken? Wenn Sie sich vorab über Ihre lokalen Vorschriften informieren, vermeiden Sie Probleme, die später auftreten könnten.
Tipp #2: Hochzeitssaal eröffnen – die perfekte Location
Der erste wichtige Punkt, wenn Sie einen Hochzeitssaal eröffnen, ist Ihr Standort. Folgendes kann dabei von Vorteil sein:
Lage: Die Lage Ihres Hochzeitssaals ist von großer Bedeutung. Im Idealfall liegt er in der Nähe von lokalen Kirchen und Standesämtern.
Übernachtungsmöglichkeiten: Hotels oder Gasthäuser in der Nähe oder Übernachtungsmöglichkeiten im Haus sind extrem praktisch und vereinfachen die Organisation für das Brautpaar.
Platz: Die Räumlichkeiten Ihrer Location sollten unbedingt genug Platz für eine Tanzfläche bieten. Auch für kreative Einlagen der Hochzeitsgäste sollte genügend Raum sein.
Außenbereich: Gerade im Frühling und Sommer möchten viele Paare ihre Hochzeit zumindest teilweise im Freien feiern. Ein gepflegter Außenbereich ist deshalb ein absolutes Muss. Halten Sie die passende Outdoor-Ausstattung parat und seien Sie darauf gefasst, dass das Wetter nicht mitspielt und die Feier kurzfristig in den Innenbereich verlegt werden muss.
Sanitäre Anlagen: Wichtig ist außerdem eine ausreichende Anzahl an Toiletten. Auch Still- und Wickelmöglichkeiten für Eltern sollten gegeben sein. Im Idealfall sind alle sanitären Anlagen außerdem barrierefrei und somit für alle Gäste problemlos erreichbar.
Tipps #3: Businessplan und Marketingstrategie erstellen
Ein durchdachter Businessplan hilft Ihnen dabei, alle Aspekte Ihrer Eventlocation zu strukturieren. Somit können Sie die Kosten für Ihre Erstausstattung und den Betrieb Ihrer Location kalkulieren und eine gezielte Marketingstrategie erstellen.
Mit Website für Sichtbarkeit sorgen
Zudem sollten Sie auch eine professionelle Website für Ihre Location erstellen. Dieser Online-Auftritt ist meist das erste, was Paare auf der Suche nach einer Location sehen, und wird somit zum Aushängeschild für Ihr Unternehmen. Eine klare Strukturierung der Seite hilft potenziellen Gästen dabei, sich zurechtzufinden, während professionell aufgenommene Fotos einen guten Eindruck von Ihrer Location geben. Bedenken Sie auch, dass Ihre Website suchmaschinenoptimiert (SEO) sein sollte, um auf Google und über andere Suchmaschinen auffindbar zu sein.
Repräsentation auf Social Media
Denken Sie auch an Social Media! Eine Facebook-Seite sowie ein Instagram-Profil bieten Ihnen eine gute Möglichkeit, über aktuelle Veranstaltungen zu berichten, mit ehemaligen und potenziellen Gästen in den Austausch zu gehen und Fotos zu teilen.
Tipp #4: Networking – Beziehungen sind alles
Beziehungen sind alles – das gilt besonders in der Eventbranche. Denn ein starkes Netzwerk aus Lieferanten und Dienstleistern macht Ihre Eventlocation erfolgreicher. Bauen Sie Connections zu Fotografen, Floristen, Caterern, Weinhändlern, Musikern und Hochzeitsplanern auf. Je mehr Zusatzleistungen Sie anbieten können, umso attraktiver wird Ihre Location für Paare. Gehen Sie aktiv auf die passenden Unternehmer in Ihrer Nähe zu und besuchen Sie Hochzeitsmessen oder Workshops, um auch dort vorteilhafte Bekanntschaften zu machen.
Zusatztipp:
Arbeiten Sie mit Getränke-Lieferanten oder Dekorateuren zusammen, um Ihren Kunden ein Rundum-sorglos-Paket anzubieten. Diese Partnerschaften steigern nicht nur die Zufriedenheit der Paare, sondern auch Ihren Umsatz.
Tipp #5: Kommunikation mit Ihren Gästen
Bei der Hochzeitsvorbereitung ist klare Kommunikation entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden. Das gilt für Gespräche mit Lieferanten, Musikanten und vor allem mit dem Brautpaar. Vor der Organisation der Feier sollten Themen wie die Ankunft der Gäste, das Ende der Feier, Buffet oder Deko abgeklärt werden. Auch wann und wie die Location gereinigt werden soll beziehungsweise welche Reinigungskosten anfallen, sollte klar sein.
Regelmäßige Updates und Absprachen mit den Hochzeitspaaren sorgen dafür, dass das Event reibungslos abläuft und etwaige Probleme so früh wie möglich erkannt werden. Dieser transparente Kommunikationsprozess sorgt für zufriedene Gäste und hebt Ihre Eventlocation von der Konkurrenz ab.
Zusatztipp:
Erstellen Sie ein schriftliches Regelwerk, das den Umgang mit der Location und Dekoration klärt. Dieses Regelwerk können Sie immer wieder nutzen, um sich und Ihr Eigentum abzusichern.
Tipp #6: Die richtige Ausstattung für Hochzeitslocations
Eine ideale Ausstattung ist die Basis für erfolgreiche Feiern in Ihrer Hochzeitslocation. Diese Ausrüstung sollte vorhanden sein:
Festliche Möbel
Ob für den Festsaal oder den Außenbereich: Stabile und gleichzeitig elegante Möbel sind essenziell für jede Hochzeitsfeier. Robustes Mobiliar ist ideal, da es besonders langlebig ist und vielen Feierlichkeiten standhält. Gleichzeitig sollten die Möbel nicht zu schwer oder unhandlich sein, damit sie – entsprechend der Vorstellungen und der Gästezahl des Brautpaars – einfach verrückt oder gelagert werden können. Stapelbare Stühle sind besonders einfach und platzsparend verstaubar.
Denken Sie auch an das passende Mobiliar für den Outdoor-Bereich . Besonders beliebt sind Stehtische (mit den passenden weißen Stehtischhussen), zum Beispiel für den Sektempfang nach der Trauung. Praktisch sind wetterfeste und mobile Lösungen, die Sie je nach Wetter und Bedarf flexibel platzieren können.
Benötigen Sie Tipps und Inspiration zur Einrichtung Ihres Außenbereichs? Lesen Sie unseren Außengastronomie-Leitfaden sowie unseren Artikel zum Thema Outdoor-Wohnzimmer und erfahren Sie, wie Innen- und Außenbereiche verschmelzen können.
Smartes Buffetzubehör
Viele Paare entscheiden sich an ihrem besonderen Tag für ein Buffet, um ihre Gäste mit leckeren Speisen zu versorgen. Ob Kuchen-, Salat- oder Abendbuffet: Mit der richtigen Ausstattung präsentieren Sie das Essen ansprechend und hygienisch.
Dazu gehört neben dem Buffetsystem selbst auch verschiedenes Zubehör, zum Beispiel:
Hinter der Bar oder auf den Esstischen sind Flaschenkühler gerne im Einsatz, um Sekt, Champagner oder Wein zu kühlen. Sektwannen bieten ausreichend Platz für mehrere Flaschen. Selbstverständlich gehört auch eine Auswahl an Gläsern zur Bar. Achten Sie darauf, für verschiedene Getränke die passenden und ausreichend Gläser zur Hand zu haben. Dazu gehören Longdrinkgläser , Sektgläser , Weingläser und verschiedene Trinkgläser . Auch Cocktails sind bei Hochzeitsgästen sehr beliebt – dafür benötigen Sie Ausstattung wie Cocktailgläser , Ausgießer und Cocktail-Shaker.
Sie möchten Ihren Gästen einen eindrucksvollen Blickfang an der Bar bieten? Wie wäre es mit einem Aperol Spritz-Tower oder einer Sektpyramide? In unserem Magazin verraten wir Ihnen, wie Sie den Tower und die Pyramide sicher und ansprechend gestalten.
Komplettausstattung für die Festtafel
Für viele Gäste ist das Festmahl eines der Highlights bei einer Hochzeit. An einer elegant gedeckten Tafel schmecken die Leckereien noch besser. Für den gedeckten Tisch benötigen Sie folgende Ausstattung:
- Festliche Tischwäsche: Edle Tischdecken, Tischläufer und Mitteldecken sind ein Blickfang auf dem Tisch.
- Elegante Stoffservietten: Servietten aus Baumwolle oder Leinen sind ein Muss für den Hochzeitstag.
- Feines Geschirr : Von filigranem Porzellan bis hin zu buntem Steingut – je nach Stil passt unterschiedliches Geschirr zur Location und zur Feier.
- Edles Besteck: Schweres, hochwertiges Besteck liegt gut in der Hand und sorgt für einen eleganten Look.
- Praktische Tischaufsteller: Mit verschiedenen Tischkärtchen und Speisekarten zeigen Sie Ihren Gästen ihren Sitzplatz und informieren sie über das Hochzeitsmenü.
Wenn Sie Tischservice anbieten, helfen Ihnen außerdem praktische Servierwagen , mit denen Sie Gerichte und Getränke einfach, schnell und mit weniger Personal an die Tische bringen können.
Feierliche Dekoration
Die passende Dekoration gibt Ihrer Hochzeitslocation den letzten Schliff und sorgt für das passende Ambiente. Dazu gehören Kerzenständer , Teelichthalter , Laternen , Lichterketten, weiße Stoffbahnen, Vasen und natürlich Blumen – frische, oder Trockenblumen . Häufig möchten sich Paare selbst um die Dekorationen und die Blumenauswahl kümmern. Eine neutrale Deko-Grundausstattung ist dennoch sinnvoll, da diese Produkte gut mit anderen Deko-Elementen kombiniert werden können. Setzen Sie dabei auf die Hochzeitsfarbe Weiß – damit decken Sie die Wünsche der meisten Paare ab.
Tipp #7: Soundanlage für Musik und Ansprachen
Nach dem Essen zieht es viele Hochzeitsgäste auf die Tanzfläche. Gleich, ob Ihr Hochzeitspaar eine Band gebucht hat oder Musik von einer Playlist abspielen möchte: Eine Soundanlage sorgt dafür, dass die musikalische Untermalung in guter Qualität wiedergegeben wird.
Doch auch abseits der Musik ist eine gute Soundanlage unbedingt nötig. Denn auf Hochzeiten gibt es häufig Ansprachen oder Einlagen. Mithilfe von Boxen und Mikrofonen sind die sprechenden Personen im ganzen Raum gut hörbar.
Tipp #8: Service perfektionieren
Ein erstklassiger Service ist das Aushängeschild jeder Hochzeitslocation. Sorgen Sie dafür, dass Sie ausreichend Servicepersonal zur Verfügung haben. Besonders professionell wirkt Ihre Location, wenn Sie für Ihr Personal einheitliche Arbeitskleidung zur Verfügung stellen. Für einen freudigen Anlass wie eine Hochzeit eignet sich Kleidung in helleren Farben besonders gut.
Tipp #9: Personalisierung für Ihr Brautpaar
Die Hochzeit ist für viele Paare einer der wichtigsten Tage in ihrer Beziehung – als Eventlocation können Sie diesen feierlichen Anlass noch schöner machen. Eine besondere Art, um eine Hochzeit persönlich zu gestalten, sind individualisierte Produkte. Dazu gehören zum Beispiel Gläser, in die die Initialen des Paares graviert sind, oder bestickte Stoffservietten – kleine Details mit großer Wirkung.
Bei LUSINI können Sie Produkte bereits ab einem Stück personalisieren lassen. So können Sie einzigartige Artikel bestellen und diese gegen einen kleinen Aufpreis an Ihre Kunden weitergeben. Dies erzeugt eine zusätzliche Einnahmequelle für Sie und macht den Festtag Ihres Brautpaares zu einem noch schöneren Erlebnis.
Hochzeiten ausrichten – erfolgreich und professionell mit LUSINI
Mit der richtigen Vorbereitung, der passenden Ausstattung und einem professionellen Service wird Ihre Eventlocation zur gefragten Adresse für Hochzeiten. Nutzen Sie die Hochzeitssaison, um Ihre Location in den Fokus zu rücken, und sorgen Sie dafür, dass Brautpaare und ihre Gäste unvergessliche Momente erleben.
Sie benötigen Hilfe oder Inspiration, wenn es um die Einrichtung und Ausstattung Ihrer Hochzeitslocation geht? Unsere Experten helfen Ihnen gerne weiter. Lassen Sie sich von unserem Außendienst beraten oder besuchen Sie unseren Showroom . Wir freuen uns auf Sie!
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